業務の棚卸しを「今日」始める方法——難しく考えなくていい

「いつかやろう」が5年続いている

「業務を整理しなければ」と思っている経営者は多い。でも、実際に着手できている会社は少ない。

理由は決まっています。「忙しくて時間がない」「どこから始めればいいか分からない」「大掛かりなプロジェクトになりそうで怖い」。

しかし業務の棚卸しは、コンサルタントに高い費用を払う前に、今日から自社でできます。必要なのは、A4の紙1枚と30分だけです。

まず認識を正しましょう。業務棚卸しの最初のステップは「完璧に整理すること」ではありません。**「とにかく見えるようにすること」**です。

頭の中に入っている業務を、紙やホワイトボードに出す。これだけで、多くのことが見えてきます。

付箋か、A4の紙に、思いつく業務名を書いていきます。細かくなくていい。「請求処理」「発注管理」「顧客対応」のような粒度で十分です。

一人でやるなら自分の担当業務を。複数人でやるなら、それぞれが自分の業務を書き出してから集める方法が効果的です。

書き出すときのポイント：

書き出した業務を、次の4つのグループに分けます。

最初の改善対象はAグループです。

Aグループの中から、毎月最も時間を使っていると感じる業務を3つ選びます。その業務が、改善の優先候補です。

たった30分のこの作業で、次のことが見えてきます。

・特定の人に業務が集中しているか 同じ担当者名が何枚も出てきたら、その人への依存が高い状態です。

・誰も全体像を知らない業務があるか 「この業務、誰がやってるんだっけ」という業務が出てきたら、組織として管理できていないサインです。

・自動化・改善の余地がどこにあるか Aグループに何枚の付箋があるか。それが改善のポテンシャルです。

業務棚卸しでよくある失敗は、「完璧なフローチャートを作ろうとして止まる」ことです。

最初から詳細な業務フロー図や、美しい資料を作る必要はありません。付箋に書いた雑なメモで構いません。大事なのは、頭の中から外に出して「見える状態」にすることです。

「後で整理し直そう」でいい。まず出す。

難しく考えなくていいです。今日の仕事が終わる前の15分、「自分が今月やった業務を思いつくまま書き出してみる」——それが業務棚卸しの第一歩です。

業務を「見える化」することは、DXや業務改善のスタートラインです。ここから始めなければ、どんな高価なシステムを導入しても、本質的な改善はできません。

今日、紙を一枚取り出すところから始めてみてください。

業務を可視化した後の「自動化できる・できないの判断基準」は、別記事「自動化できる仕事・できない仕事の見分け方」で解説しています。